みなさんこんにちは
今回は自分の周りでよくあるものをペーパーレス化しましょうというお話です。会社勤めの方はデジタル化やDXなんて言葉は耳が痛いほど聞いているかもしれません。
今回はそんな会社での話ではなく、自分の周りの身近な存在をペーパーレス化する話です。ぜひ最後まで読んでみてください。
必要製品
パソコン
そもそもペーパーレスにしようにも電子製品がないと話になりません。電子化には基本パソコンが必要になってきますので、持っていない人は10万くらいお金だしてパソコンを買いましょう。
パソコンのことに関してはそこそこ記事を書いていますので、購入前にこちらを読んでいただければ幸いです。
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スマホでもできなくはない
スマホは手軽に見れて楽なことは楽なのですが、ファイルを保存したり、分析をするのが苦手なのです。今すぐに見たいというなら別にいいのですが、半永久的に保存をしようとなるとどうしてもパソコンが必要になってきます。
保存なんかしないしただ見るだけだからという人は別にスマホのままでかまいません。まぁスマホにexcelが入れてて一応CSVファイルも保存できるので見れなくもないですが使い勝手は非常に悪いのでおすすめはしません。
持っているならプリンター
これはなんで必要なのかというと、ものによっては紙しか対応していませんというのが存在します。もしくは今家にあるものをペーパーレスにしたいというときにスキャンをしてパソコンに取り込むことによってペーパーレス化にするのでプリンターが必要になってきます。
ですがこれは絶対条件ではありません。あくまで持っていればです。持っていなければなくてもお金はかかりますがコンビニでスキャンができますのでそこまで重要ではありません。
でももし今プリンターが欲しいなぁという人は個人的におすすめのプリンターを張っておきます。もしよろしければこちらからお願いします。
ペーパーレスのメリット
部屋が片付く
紙多いと部屋に物が増え、知らない間に部屋がぐちゃぐちゃになって片付かない部屋になってしまいます。そしてよく考えてみてください、紙なんてのは一度見るとほぼ見返すことなんてないのです。
そして片付けられないまま何年も経過し、いつの間にか色あせていざ見たときに捨てれなくなってしまっているのです。
ペーパーレスにすることで捨てたくない書類も全て残すことができ、なおかつ部屋におくこともないので、綺麗な部屋にすることができます。
紙は置いとくとどんどんたまっていって特に使い道もないまま捨てられていくのでさっさとスキャンするか捨てるかの２択でしかないです
世の中紙なんてほぼ必要はない
検索ですぐ見つけられる
ペーパーレスにすることでのメリットの二つ目として検索ですぐに見つけられることです。実際の紙だと人間の手で分類分けをしておかないと後から探そうとしても全く見つからないなんてことよくあると思います。
パソコン上ならエクプローラーの検索ボックスで簡単に検索ができ、時間はかかりますが、どこに何があるかをすぐに見るけることが出来ます。
画像はwindowsのもの
解析・分析ができる
３つ目のいいところは解析・分析ができることです。どういうことかというと、ペーパーレスにすることでデータがいくつも集まってきます。そしてそのデータが同じ分類のものだとしたらパソコン上でまとめることができ、法則性を見つけたり、グラフにして現状をわかりやすくしてくれます。
現在ではこういった解析・分析をすることで世の中を便利にする近道を作ることができるのです。実際私も光熱費や筋トレの体組成計など全てペーパーレス化をしており、それをまとめてグラフにすることで自分が次なにをしていけばいいか見えるようにしています。
実際の紙だとそこまでするのにまずデータを集めるのがめんどくさすぎて絶対にやりたくないはずです。電子データだとそういったデータ集め、まとめ、解析・分析まで容易にできてしまうのでやらない手はないのです。
データ分析は改善への近道
企業からしたら紙代を削減できる
一般的に紙を一番使うのとはどこかというと法人団体などです。例を出すと、大学では毎年入試には願書を制作しなければなりません。
その願書は現在紙でやっていることが多いので、必然的に紙代が非常に高くつくのです。人気大学だと入学願書だけで13万部も作らないといけないので、その利益を取ろうと受験料を高くせざるを得ない大学まで存在します。
大学ですらかなりの紙代がかかるのですから、一般企業なんてもっとかかるのです。そしてそういった紙代というのは1枚1枚は少額ですが、数が多くなると当然高額になります。それが年単位で計算をするととんでもない費用になってきます。
大きい企業だと年間売り上げから紙代を引いたとしても大した金額ではないかもしれませんが、それでも紙代を削って他のところに予算を割り振ったほうがお金の使い方としては効率性はあがります。
会社の仕事をパソコンを中心にしている人は今すぐペーパーレスにして紙代を削減し、さらなる生産性向上を目指しましょう。
通帳
紙の通帳は金がかかる
ニュースなどでご存知かもしれませんが、大手銀行は紙の通帳をなくす方向になっています。理由としては通帳の作にお金がかなりかかるからです。
完全になくすというわけではなく、欲しい人は全て有料で行うということです。特に高齢者は通帳派が大多数ですから今の若い人にとってはいらない産物です。
何か手続きのときしか使わない通帳君
記帳が面倒
ゆうちょや地方銀行を使っている人は近くにATMがあるので記帳の頻度は多くなるかと思いますが、私のような都市銀行に預金をしている人はそもそも専用のATMがほぼ存在せず、記帳しにくのにも移動などで1時間も取られてしまうのです。
だからといって記帳を忘れてしまうとまとめて記帳され、収支の内訳が一切わからなくなるのです。一度でもこうなってしまうと記帳のやる気が削がれ、それ以降一切記帳しなくなるなんてことあるかと思います。
ペーパーレスにすると記帳の必要性がなくなり、全てネット上で管理できるので、実店舗に行かなくてもよくなります。そうなると今まで記帳に使ってた時間を他のことに使ってさらに効率性を上げましょう
最近はATMによるのもめんどくさい
スマホで確認したほうが早い
現代人はほとんどの人がスマホを持っていますので、スマホアプリから残高確認や収支確認をしたほうが何倍も早いのです。
それに紙は一度確認すればそう何度も見ないので、スマホアプリで見ても感覚は何もかわりません。スマホでできるものは紙でする必要はないので、まだペーパーレス化してない人は今すぐネット通帳にしましょう。
便利なものはなんでも使いましょう
通帳はPDFかCSVで管理
通帳のペーパーレス化した、スマホアプリで見るようになった。じゃあこの後は何をするかというとファイルにダウンロードして半永久的に残すことです。
いくらスマホアプリで見れるようになったかといってもログインしていちいち検索をかけて収支を見るなんてことはめんどくさいことです。
なので過去のものはPDFかCSVファイルにしてダウンロードしてパソコン内に保存することです。まぁこれは各銀行のサーバーに負担がかからないように定期的にデータを削除されていくのでその対策でもあったりします。
私の場合も同じ銀行にもう10年以上預けているので、過去のデータが存在していません。なのでそうなる前にPDF化してパソコン内に保存しています。
またPDF化することで先ほどのメリットでもお話ししたように解析・分析ができるのでいつどこでどのくらい使っているのかが一目でわかり、今後のお金の使い方について考えを改めることができます。
デジタル化に悪はない
公共料金
自治体によってはペーパーレスにできない
私の住んでいるところがまさしくそうなのですが、水道・ガス代が毎月紙で送られてくるのです。一度市役所にペーパーレス化できないかと問い合わせたのですが、市からはできませんとの回答があったのです。
出来なくはないと思うのですが、それは自治体ごとに考えが違うとおもいますので、こうなったら諦めてプリンターなどでスキャンをしてしまってさっさと捨てればいいと思います。
公務員の効率性向上は一生無理かも
紙だと金額を確認したらすぐに捨てる
公共料金を紙で送られてくる人なら多いとおもいますが、金額を確認したら数日後にはゴミ箱に入っているのではないでしょうか。
企業側もお金を使って料金書を送っているので、こちら側がすぐに捨ててしまうとなんだかお金をすぐに捨ててしまっている感覚になります。
ぶっちゃけ紙にしなくなったら紙代と印刷代がいらなくなるので公共料金も少しだけ安くなるとは思うのですがどうなんですかね。
全部ネットにしてくれ
口座引き落としかクレジットカード払いにしないと無駄紙が増える
これは請求書を送られてくる人限定ですね。公共料金をコンビニや銀行で現金で支払っている人です。こういうことをするとさらに紙が増え、ゴミがどんどんたまるので絶対にやめましょう。
クレジットカード払いにするとポイントが貯まって非常に便利なのですが、心配な人は市役所から申請書をもらい銀行で口座引き落としにしてもらいましょう。
めんどいのは最初だけでそこからずっと楽になります
クレジットカードや携帯の請求書
紙の請求書は有料化されている
お知らせなどでよく知っている人もいるとは思いますが、今クレジットカードの請求書というのは１通100円くらいで送られています。1通100円となると年間で1200円。それが何枚もあると気付けば年間で1万円近く無駄に出費している可能性があります。
詐欺の一種でサラミ法というのがあるのですが、これはそれに近いものを感じます。毎月少額だからいいかと思わず、たかが100円だとしても何年も続けば大金になっていくのですから今すぐオンラインの請求書に変えましょう
痛い目見るのは自分なのでさっさと切り替えてください
アプリやサイトで見たほうが早い
これも通帳と同じ理由なのですが、毎月送られてくる請求書を見るより、アプリで速報値を見たほうが速いですし、途中経過を見ることで今月はもうこれ以上使うのはやめようと考えることができます。
送られてきたあとでは途中でいくら使ったかが見れないので気にせずクレジットカードを使ってしまい、上限ギリギリの請求額をみて顔が真っ青になりかねないのです。
クレジットカードにすると使いすぎてしまうという恐怖心から持たない人もいるかもしれませんが、それは途中で自分が使った額がわからないからそんなことを言ってしまうのです。
途中経過がわかれば今現在使いすぎかどうかわかりますので、もうそんな言い訳は通用しません。なんでもかんでもこじつけてやらない人は一生何も動かないのです。
下手な言い訳はもう通用しません
CSVファイル化できてどこで買ったか保存できる
これも通帳と同じ理由で、パソコン内にファイルを保存でき、いつどこで使ったかを一目で確認することができます。
まぁこれは通帳ではクレジットカードの総額だけ載っているので、その内訳を保存するためです。データがあれば何度も言いますが、解析・分析が出来て、なぜこの月は多く使ってしまったのか
食費の比率はどうとか遊びに使ってる額が多いとかそんなことを見つけ、次に活かすことができます。現金だと引き下ろしたらレシートがないとどこでどれだけ使ったかわかりませんよね。
あれこれ何も考えずにただ現金を引き落としてばっかだとお金はたまりませんよ。財テクまでとはいいませんが、せめて自分が何を使ったかは把握してください。
手帳
手帳は買うな
そもそもこれいるんですか？今ほんとに全てスマホで解決するのにわざわざ手書きでやる必要はあるのでしょうか。
個人的には手書きは自己満足でしかありませんし、そんなことで時間を取られるのは本当にもったいないです。手書きで埋め尽くされた予定を見て自分でにやにやするのはいいですが、そうなったからといって自分が出来る人間だとは思わないほうがいいです。
しかも手書きはやり直そうとしたらいちいち消して書き直さなければなりません。そんな面倒なことをいちいちやってたら手帳に書くのをやめてしまいます。
もう自ら不便な方向に走るのはやめましょう。時代はどんどん便利になっているのです。文明の利器を使いこなして効率性を上げましょう。
今すぐ捨てちまえ
Googleで全て解決する
じゃあ何使ったらいいんだというと、基本的にはGoogleカレンダーを使えばいいと思います。みなさんGoogleアカウントをお持ちの人が多いと思いますので、このアプリをおすすめします。
使い方に関してはこちらのサイトがわかりやすかったので、ぜひこちらのサイトから学んでみてください。
今日も最後まで読んでいただきありがとうございました。
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